Conferencias del Metaverso: Un paso hacia las redes en línea
Nuestro estilo de vida se dirige hacia un mundo virtual y muchos ya notaron esta tendencia hace algunos años, pero es ahora cuando podemos apreciar que esta realidad ha llegado para quedarse. Además, la crisis mundial provocada por el coronavirus es un claro detonante de este rápido cambio.
Desde hace meses, nuestra forma de conectar con los demás ha cambiado radicalmente. En pocos días, las reuniones personales fueron sustituidas por encuentros en línea a través de plataformas virtuales y las videollamadas se convirtieron en el punto de encuentro con nuestros amigos y familiares.
Y, aunque este cambio de escenario y mentalidad parecía afectar solo a las personas a nivel personal, pronto se extendió a empresas, negocios y actividades comerciales de todos los niveles. En cuestión de horas, una conferencia o cualquier tipo de reunión presencial se convirtió en un peligro para nuestra salud y la de quienes nos rodeaban.
Lo que comenzó como cancelaciones o aplazamientos puntuales pronto se convirtió en norma: todos los eventos presenciales debían suspenderse indefinidamente. Y con ello, las actividades presenciales desaparecieron casi por completo de las oficinas de todo el mundo. En ese momento, la mayoría de las empresas tuvieron que afrontar el reto de encontrar una plataforma de videoconferencias , tanto para comunicarse con sus usuarios como para mantenerse en contacto con sus trabajadores remotos, con el fin de evitar la paralización total de la actividad empresarial.
La realidad virtual fue la llave que abrió las puertas a un mundo completamente nuevo. Los grandes avances logrados en esta tecnología durante los últimos años nos han permitido combinar la seguridad y la comodidad de las reuniones en línea con la interactividad de las actividades presenciales . Y, aunque antes se consideraba un progreso solo al alcance de las grandes empresas, ya no es así. De hecho, hoy en día, las conferencias virtuales son la norma, independientemente del tamaño o la actividad de la empresa. Las redes sociales están presentes en todos los sectores y a todos los niveles.
razones para invertir en eventos virtuales en 2020 , pero es fundamental saber cómo hacerlo. Como en cualquier emprendimiento, se requiere una estrategia y ciertas pautas para tomar la decisión correcta.
7 consejos para organizar conferencias virtuales
1. Elige el tema para tu conferencia virtual
El sentido común es fundamental en cada paso de la organización de un evento virtual. Si queremos presentar un perfume, quizá convenga abordarlo desde una perspectiva innovadora, al menos hasta que se cree una plataforma que permita olerlo (algún día, sin duda), pero, por ahora, conviene reflexionar sobre si el tema es adecuado. Sin embargo, los organizadores del evento sabrán cómo superar estas limitaciones.
2. Define tu público objetivo
Para una planificación exitosa, es fundamental determinar a quién nos dirigimos y quién nos escuchará. El funcionamiento de una conferencia virtual es similar al de cualquier otro evento: necesitamos conocer a nuestra audiencia, cómo captar su atención y diseñar una estructura de videoconferencia eficaz.
3. Elige la plataforma que mejor se adapte a las necesidades de tu evento.
Gracias a los avances en esta tecnología, podemos encontrar herramientas que se adaptan a todos los gustos y objetivos. Por lo tanto, es importante analizar cuál se ajusta mejor a nuestras necesidades. Podemos optar por compartir un mensaje de vídeo en redes sociales o ir más allá y utilizar avatares 3D interactivos. Esta es una de las opciones más vanguardistas que podemos encontrar hoy en día, y nos permite organizar videoconferencias y seminarios en línea donde cientos de asistentes trabajan simultáneamente, con el objetivo de lograr una interacción casi real e inmersiva. Esta es una de las razones para apoyar los eventos virtuales basados en avatares 3D: experiencias extremadamente realistas e interactivas.
4. Crear una estructura fluida y eficaz
Al igual que en las reuniones presenciales, las conferencias virtuales requieren pautas definidas y un guion con una estructura delimitada que satisfaga las necesidades de la empresa y la audiencia. Por lo tanto, es fundamental crear un evento basado en presentaciones, seminarios y actividades, además de reservar tiempo para resolver dudas y preguntas. En este sentido, resulta interesante considerar los avatares. De hecho, Virtway cuenta con una plataforma virtual muy avanzada en la que los personajes virtuales pueden imitar los aspectos físicos de los ponentes principales y mantener conversaciones en tiempo real mediante VoIP (incluso el volumen se regula según la proximidad entre los avatares). Gracias a las animaciones, también es posible expresar emociones, como saludar o aplaudir.
5. Crear una estructura fluida y eficaz
Uno de los elementos más exitosos de estas conferencias virtuales es la posibilidad de acceder a contenido bajo demanda. Esta posibilidad mejora la experiencia y aumenta el interés por participar. Por ello, es importante brindar a los participantes una amplia variedad de oportunidades para conocer los productos y servicios que se exhiben mediante imágenes y videos, demostraciones, folletos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que se puede descargar y consultar en cualquier momento.
6. Definir una estrategia de seguimiento
Tras el evento, es fundamental realizar un seguimiento de los potenciales clientes que asistieron. Para garantizar futuras conversaciones, se puede enviar un correo electrónico a todos los prospectos, preguntándoles su opinión sobre el evento o invitándolos a participar en una encuesta. Estas acciones no solo ayudarán a captar nuevos clientes y fidelizarlos, sino que también serán clave para identificar qué aspectos de la experiencia en línea resultaron efectivos, con el fin de mejorar futuros eventos.
7. Comparte contenido y crea conexiones
Las conferencias en línea se pueden grabar, lo que las convierte en fuentes de información fáciles de compartir. Por ello, es importante contar con una buena base de datos para presentar el contenido, de modo que el evento se expanda exponencialmente, sobre todo si se aprovechan las redes sociales.
Las ventajas y posibilidades que ofrecen las conferencias virtuales las convierten en la herramienta de comunicación empresarial por excelencia, independientemente del momento o la situación. Sin embargo, es ahora cuando su valor alcanza su máximo esplendor. Porque, como hemos visto, vivimos en un presente incierto donde los eventos presenciales no pueden celebrarse y las empresas deben centrar todos sus esfuerzos en mantener sus servicios mediante soluciones remotas.
