Organizar un evento corporativo requiere no solo un gran esfuerzo por parte de los organizadores, sino también una inversión significativa de los recursos de la empresa. Es fundamental obtener resultados positivos y garantizar el retorno de la inversión (ROI). Es decir, los eventos deben generar un valor económico que impacte positivamente en la empresa.
La mejor manera de evaluar un evento es midiendo los resultados, ya que sin este análisis, todos los esfuerzos podrían ser en vano y no tendríamos ninguna información para eventos futuros.
Con este objetivo, es esencial que todos los profesionales del marketing, en particular los especialistas en organización de eventos, cuenten en sus tareas diarias con una serie de herramientas que les ayuden a analizar los datos y los resultados.
Cada acción realizada dentro de la empresa, independientemente de su tipo, puede medirse; sin embargo, en el caso de eventos virtuales, esta medición se multiplica. De hecho, las reuniones en línea se consideran herramientas poderosas para cuantificar el retorno de la inversión , ya que permiten obtener datos valiosos durante y después de los eventos, los cuales pueden analizarse posteriormente para realizar una evaluación precisa de los resultados.
Este es el objetivo de los KPI (Indicadores Clave de Desempeño). Consisten en métricas de rendimiento que nos permiten recopilar información y comprobar si nuestro evento tuvo el éxito esperado.
Estos indicadores deberían ocupar un lugar destacado en la agenda del organizador, ya que ofrecen todos los datos clave para determinar el retorno de la inversión. Además, nos permitirían mejorar eventos futuros y optimizar sus proyecciones.
Por lo tanto, las ventajas de las métricas o KPI se pueden resumir en:
- Capacidad para obtener información valiosa para la empresa
- Posibilidad de realizar un análisis completo de los resultados
- Gran potencial para la toma de decisiones basada en datos objetivos y fiables
Primer paso para medir el éxito de un evento virtual: Planificación estratégica
Cuando llega el momento de organizar un evento virtual, el miedo al fracaso está presente durante todo el proceso, especialmente el miedo a que el público no se conecte o se desconecte antes de tiempo.
El mejor consejo para planificar una reunión virtual es comprender las necesidades, expectativas y resultados de los asistentes. En este sentido, es fundamental tener presente una premisa clave: las grandes ideas generan grandes experiencias .
Para ello, durante la fase de planificación, es importante recopilar toda la información posible sobre los futuros asistentes. Esto incluye datos sobre qué motiva al público y conocer cómo perciben el evento y qué esperan de él.
Al recopilar esta información de manera eficiente, los organizadores pueden garantizar que los contenidos y actividades ofrecidos satisfagan los deseos del público. Y lo que es más importante: podrán diseñar un evento que resulte atractivo para el asistente.
En este escenario, los mundos virtuales son los entornos más favorables para crear experiencias inmersivas, y por ello se han convertido en grandes aliados para los organizadores de eventos.
8 indicadores clave para evaluar eventos virtuales
Una vez planificado el evento, es fundamental utilizar una serie de métricas para medirlo. Independientemente del objetivo declarado, siempre debemos contar con datos objetivos y fiables obtenidos a través de estos indicadores clave de rendimiento (KPI).
1. Registro de entrada
Averigua cuántos asistentes han acudido al evento en comparación con el número de asistentes inscritos.
2. Número de asistentes regulares
Esta métrica nos permite analizar la confianza del cliente y el valor de nuestros eventos.
3. Nuevos clientes
Un KPI esencial que nos permite conocer el número de nuevos clientes obtenidos gracias a la organización del evento.
4. Interés en las actividades
En un evento virtual, las actividades que se pueden realizar son numerosas: seminarios web, actividades de integración de equipos, videoconferencias, aulas virtuales, etc. Por ello, al intentar medir el éxito de nuestra propuesta, es importante recopilar datos sobre cuál fue la más popular.
5. Encuesta de satisfacción
La mejor manera de saber si los asistentes disfrutaron del evento es preguntándoles. Y, si formulamos nuestras preguntas en términos de respuestas numéricas, la medición será aún más eficiente.
Esta técnica no solo es fiable para conocer el nivel de satisfacción, sino también para saber en qué medida recomendarán el evento. El indicador clave de rendimiento (KPI) Net Promoter Score proporciona esta información: con solo incluir la pregunta «Del 1 al 10, ¿qué probabilidad hay de que recomiende este evento a otra persona?», podemos identificar a los asistentes que pueden considerarse promotores.
6. Interacciones
Cada evento virtual se distingue por ofrecer experiencias diferentes que fomentan la interacción entre los participantes. Esta métrica permite, por ejemplo, conocer el número de asistentes que visitaron el stand de una empresa en una feria virtual o participaron en un chat interactivo, así como quiénes fueron los más activos, ya sea hablando por micrófono o por la cantidad de mensajes enviados.
7. Interacción en redes sociales
Este método de comunicación es, sin duda, superior a los demás hoy en día, y su medición es una excelente herramienta para evaluar el impacto de tu evento. Para medirlo, es necesario pensar en un hashtag efectivo y hacerle seguimiento para ver cuántas veces lo mencionan los asistentes.
También es importante contabilizar el número de "me gusta", tanto en publicaciones como en menciones o en el perfil de la empresa durante y después del evento.
8. Ingresos brutos y netos
Uno de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que nunca se deben olvidar. Es fundamental conocer los beneficios generados por un evento para medir el retorno de la inversión.
Estos son los KPI más importantes, pero, dependiendo del tipo de negocio o evento que queramos organizar, podríamos usar otros. De hecho, en la mayoría de los casos, es recomendable no elegir entre una u otra métrica, sino aprender a combinarlas para elaborar informes exhaustivos que nos presenten una visión global del evento y nos permitan tomar las decisiones adecuadas basándonos en estos datos objetivos.
