Pasos cruciales a seguir para planificar con éxito un evento virtual
La necesidad de planificar adecuadamente un evento virtual se está convirtiendo en una prioridad para las empresas, dado su creciente interés en este tipo de actividades interactivas. Las ventajas de las reuniones en línea frente a las presenciales son muy importantes y se pueden resumir de la siguiente manera:
- Costes reducidos : Tanto en la organización del evento como en los viajes.
- Mayor asistencia : Al ser un evento virtual, se puede acceder a él de forma remota desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
- Resultados medibles : el acceso en tiempo real a todos los datos de los participantes proporciona a las empresas información eficaz sobre el retorno de la inversión (ROI).
Estas claras ventajas de los eventos en el mundo virtual los convierten en alternativas ideales para celebrar todo tipo de actividades. Desde pequeñas reuniones hasta grandes ferias, pasando por sesiones de incorporación y actividades de formación de equipos , los tipos de eventos posibles son prácticamente infinitos.
Como regla general, al organizar cualquier tipo de evento en un espacio virtual interactivo, es esencial determinar qué favorecerá el éxito del evento y, por lo tanto, es clave decidir qué formato es el más apropiado en cada caso: videoconferencias, webcasts, webinars, reuniones online o ferias virtuales.
Asimismo, los organizadores deben tener en cuenta a su público : localización, idioma y medios de conexión, la calidad del contenido que pondrán a su disposición y las herramientas para ello, y también evaluar los recursos personales y financieros necesarios para su implementación.
En resumen, se trata de planificar todos los detalles para que el evento sea un éxito y cumpla sus objetivos. Para tener un plan de acción más claro, hemos elaborado una lista de pasos que facilitará el proceso y nos permitirá tomar las decisiones correctas.
4 claves para planificar un evento virtual con éxito
Aún existen muchas empresas que muestran reticencia a la hora de diseñar actividades en espacios virtuales interactivos , fuera de los mecanismos de los eventos más tradicionales. La mayoría de sus preocupaciones giran en torno a la dificultad de organización y las habilidades necesarias para llevar a cabo dicha planificación.
Pero no se preocupen. Casi todos los principios en los que se basa la planificación de un evento online son los mismos que los de un evento presencial, con las mismas necesidades de preparación y preproducción. Con una diferencia: uno se realiza en un entorno físico y el otro en una plataforma virtual, de forma remota.
Por lo tanto, implica una serie de acciones que no son complicadas, pero que simplemente deben tenerse en cuenta. Estos son los 4 pasos esenciales para planificar un evento virtual:
1. Definir el formato y la plataforma
Al igual que los encuentros en vivo, los eventos virtuales pueden desarrollarse de diversas maneras : una reunión, una conferencia en línea, un taller de capacitación virtual, etc. Por esta razón, lo primero que hay que definir es cómo llegar al público, ya que la clave es que, a diferencia del formato presencial, en el virtual la audiencia puede desconectarse en cualquier momento.
El objetivo principal para lograr el éxito es ofrecer a los asistentes una experiencia única, algo diferente que les permita mantenerse conectados de principio a fin. Para ello, es recomendable utilizar los recursos que ofrece el mundo virtual para recrear situaciones abstractas que se alejan de la realidad.
En este sentido, el uso de avatares interactivos en 3D es notable. Son personajes virtuales que simulan a cada uno de los participantes y les permiten crear un escenario en el que pueden interactuar y comunicarse .
Esta innovadora propuesta proviene de Virtway Events, una empresa que proporciona a las compañías tecnología 3D única de mundos virtuales para la organización de todo tipo de eventos, desde pequeñas reuniones online hasta grandes ferias virtuales .
2. Adaptarse al público y a sus intereses
Dado que los asistentes a eventos virtuales se conectan de forma remota, es necesario comprender su comportamiento y sus prioridades. Para ello, resulta muy útil elaborar una lista de preguntas que nos permitan conocer mejor sus intereses. Algunas de las más importantes son:
¿Han participado anteriormente en algún evento virtual?
¿Qué nivel de conocimientos tecnológicos tienen?
¿Qué tipo de actividad les resulta más atractiva?
Responder a estas preguntas es clave para obtener información muy útil de la audiencia y elegir el tema perfecto para ellos.
3. Determinar cómo promocionar el evento
Al igual que las reuniones presenciales, los eventos en línea también deben promocionarse. Las herramientas en línea a nuestra disposición son infinitas y permiten llegar a más personas a un menor costo que las campañas publicitarias tradicionales.
Aquí es donde las redes sociales adquieren un protagonismo especial. Podemos empezar con los métodos habituales de publicación en Facebook y Twitter, pero si queremos ir un paso más allá (y queremos), tenemos que utilizar otros métodos.
Por ejemplo, podemos aprovechar el potencial de Instagram o Snapchat para mostrar a los espectadores un adelanto del lugar donde se celebrará el evento y quiénes estarán a cargo de su organización. También es interesante utilizar el contenido de las redes sociales para incluir información sobre la actividad en formato de vídeo, tutoriales de conexión, detalles para la inscripción de participantes o guías interactivas para talleres o conferencias en las que los participantes puedan interactuar.
4. Elegir un proveedor integral
Seleccionar a la persona responsable de la organización e implementación de un evento virtual es un paso crucial para lograr el éxito. Existen dos elementos básicos para llevar a cabo una reunión o evento virtual.
En primer lugar, debe tenerse en cuenta el aspecto técnico. Es fundamental proporcionar soporte tecnológico avanzado , utilizando todas las herramientas disponibles para las plataformas virtuales y asegurando que no haya problemas que dificulten la conexión o limiten la experiencia del usuario.
En segundo lugar, un entorno creativo es esencial para transmitir el mensaje correcto y que destaque. Es fundamental contar con presentaciones, gráficos y vídeos que mantengan la atención de los participantes en todo momento.
Para llevar a cabo estos dos elementos, es fundamental contar con el apoyo de un proveedor experimentado con una sólida trayectoria. Además, de ser posible, se recomienda que sepa dar una respuesta integral a estas necesidades, es decir, que ofrezca alternativas técnicas y creativas interesantes , de modo que todos los detalles de la organización se concentren en un único proveedor de servicios.
El éxito de un evento virtual depende en gran medida de la eficacia de la planificación de todos los aspectos relacionados con la organización. Pero, más allá de eso, la clave del éxito reside en la innovación . Atreverse a hacer algo diferente, ser creativo y aprovechar las posibilidades que nos brinda la tecnología son los tres pilares fundamentales que determinarán el resultado.
