Desde los inicios de la era moderna, es común ver a grandes empresas celebrar eventos, generalmente como juntas anuales, a las que asisten directores generales, trabajadores, proveedores, clientes y todo tipo de profesionales directa o indirectamente asociados con el negocio.
El objetivo de estas grandes asambleas es unir a las personas creando espacios para compartir experiencias , fortalecer lazos y fomentar el espíritu de equipo . Y, sin duda, es una manera muy eficaz de lograr estos objetivos. Sin embargo, el nuevo ritmo de un mercado cada vez más globalizado, la irrupción de la tecnología y la incertidumbre económica están cambiando la mentalidad de los directivos de las empresas.
Por ello, varias directivas han cuestionado la rentabilidad de celebrar este tipo de eventos y si compensa el enorme despliegue económico y los recursos necesarios para su organización. Ante esta situación, cada vez más empresas buscan una solución alternativa que permita obtener los mismos resultados —o incluso mejores— con una menor inversión.
Como se mencionó anteriormente, la última recesión económica y la situación de incertidumbre en la que nos encontramos inmersos son dos factores determinantes de este cambio reciente, y han llevado a muchas empresas a considerar cómo ahorrar dinero en la organización de eventos .
Con esta nueva perspectiva en mente, han encontrado su mejor alianza en la tecnología virtual , un campo que ha irrumpido con fuerza en numerosos sectores clave para el desarrollo empresarial, como las reuniones y los eventos corporativos.
Las ventajas de las reuniones virtuales son innumerables en comparación con los eventos presenciales. Y es que, dejando a un lado algunos factores clave, como el aumento de la audiencia o una mejor medición del retorno de la inversión, los eventos basados en plataformas virtuales 3D logran un objetivo fundamental: el ahorro.
Ya sea mediante videoconferencia, seminario web o conferencia en línea, estas modalidades ofrecen la ventaja de conectar simultáneamente a numerosas personas, independientemente de su ubicación. Esto permite una gran reducción de costes en la organización y la eliminación total de la inversión en transporte, viajes o alquiler de espacios.
Eventos sostenibles: Su responsabilidad social corporativa con el medio ambiente
Si bien es evidente que detrás de la mayoría de las decisiones existe un objetivo de optimización empresarial mediante la reducción de costes, hay otro factor importante que es responsable de este cambio de mentalidad y que promueve los eventos virtuales: la sostenibilidad .
Y es que, cuando echamos la vista atrás y calculamos la cantidad de recursos invertidos en una gran asamblea o una reunión anual de representantes, no puede pasar desapercibido el hecho de que la mayoría de ellas tengan un impacto negativo en el medio ambiente.
De hecho, una estadística realizada por MeetGreen indica que en un evento de varios días de duración con 2.500 asistentes, se utilizaron 62.500 platos y 75.000 vasos (ambos de plástico), junto con 87.500 servilletas de papel y 90.000 latas y botellas.
Este consumo de papel, plástico y vidrio supone un grave riesgo para nuestro ecosistema, por lo que la sostenibilidad debe estar presente en la organización de cualquier evento. La buena noticia es que es posible, siempre que aprovechemos las ventajas que la tecnología ofrece para nuestras necesidades empresariales.
Las reuniones y eventos virtuales son un claro ejemplo de ello, ya que ofrecen a las empresas una serie de importantes beneficios medioambientales , entre los que podemos destacar:
- Menor consumo de agua, luz y gas: una vez eliminada la necesidad de grandes espacios físicos para organizar estas reuniones, los gastos relacionados con estos recursos disminuyen drásticamente.
- Reducción del impacto ambiental y preservación del medio ambiente: evitamos producir toneladas de residuos que suelen generarse durante las grandes reuniones.
- Disminución de las emisiones de CO2: los eventos presenciales atraen a un gran número de personas y, con ellas, de vehículos. Esto contribuye a la contaminación atmosférica y acústica.
Además, más allá de los beneficios ambientales, las plataformas virtuales representan una oportunidad clave para el desarrollo y mejoran la visibilidad de las empresas . Se están consolidando como las herramientas más eficaces para realizar de formación de equipos , capacitación para trabajadores remotos , seminarios web o cualquier otro tipo de reunión en línea.
A pesar de todos estos beneficios, aún existen empresas que creen que la organización de eventos, congresos o asambleas ya es suficientemente compleja como para asumir compromisos adicionales, pero esta creencia es errónea. Es necesario abordarlo desde otra perspectiva: los cambios representan una gran oportunidad para impulsar la innovación y desarrollar alternativas, lo cual, a su vez, repercutiría de forma directa y positiva en la reputación y la imagen de la empresa.
Asimismo, hoy en día podemos encontrar en el mercado proveedores encargados del diseño y la puesta en marcha de eventos virtuales, con propuestas innovadoras que no dejan indiferentes a sus asistentes.
En el caso de Virtway , que ofrece una tecnología 3D para que empresarios, empleados y clientes se reúnan en un espacio virtual que permite una interacción casi real entre ellos, a pesar de la distancia.
Sus aplicaciones permiten mantener conversaciones en tiempo real con todos los asistentes, enviar mensajes, expresar emociones a través de animaciones e incluso estar representados por avatares 3D extremadamente realistas que imitan el aspecto físico de cada participante.
Sin duda, ahora es el momento de aprovechar la tecnología en pos de un objetivo común: cuidar el medio ambiente y comprometernos con la sostenibilidad.
