En la última década, el número de reuniones virtuales ha aumentado significativamente. Desde una videollamada ocasional con un cliente hasta un evento con numerosos representantes de una empresa con oficinas en diferentes lugares, una cosa está clara: los encuentros remotos son la norma.
Este incremento se ha impulsado por diversas razones, y cada una de ellas tiene un peso para la empresa que no puede pasarse por alto. Las más importantes son:
Gran movilidad y teletrabajo
La forma de realizar las tareas profesionales ha cambiado drásticamente durante décadas, pero la punta del iceberg de este cambio apenas ahora se hace visible. Las oficinas ya no son espacios físicos cerrados entre cuatro paredes: trabajar desde casa, o desde cualquier otro lugar con conexión a internet, es una tendencia en auge. Y, sin duda, los teletrabajadores están definiendo el presente de las reuniones virtuales.
La globalización del mercado y la externalización son otros dos factores que influyen en el crecimiento de los eventos remotos. Cada día, más empresas optan por contar con delegaciones ubicadas en distintos países, y dado que el tiempo de los directivos es dinero, se acabaron los largos viajes para asistir a reuniones. Lo que antes requería horas o incluso días, ahora se puede resolver en cuestión de minutos.
Alternativa económica
Vivimos en una época marcada por la necesidad de reducir costes. Las empresas buscan la manera de optimizar su presupuesto y reducir gastos en todas las áreas corporativas, y la planificación de eventos no es una excepción.
Una sala de conferencias es suficiente para celebrar una reunión presencial o una videoconferencia. Las plataformas virtuales eliminan los gastos de viaje y alojamiento, así como la necesidad de alquilar espacios, contratar servicios de catering y otros servicios.
El poder de la inmediatez
El éxito de la mayoría de las empresas actuales está determinado por el "aquí y ahora". Se necesitan respuestas inmediatas y las decisiones deben tomarse en cuestión de minutos.
En este sentido, las reuniones virtuales optimizan el uso de nuestro tiempo. Al no ser necesario desplazarse, resulta más fácil encontrar un punto de encuentro y delimitar los horarios, de modo que las horas invertidas sean lo más eficientes posible.
5 buenas prácticas para reuniones virtuales
Los aspectos mencionados son esenciales para la realización de reuniones remotas y son ampliamente conocidos por numerosas organizaciones. Sin embargo, no debemos olvidar que, como la mayoría de las actividades corporativas cotidianas, requieren cierta preparación.
De hecho, aún hay muchos profesionales que consideran que una reunión con estas características no es tan efectiva como una presencial. Esto se refleja claramente en los resultados de una serie de encuestas realizadas por diversas organizaciones. Dichas encuestas también demostraron que las diferentes razones por las que los eventos virtuales no producen los buenos resultados esperados son las siguientes:
- Las personas se distraen fácilmente con otros asuntos , como el correo electrónico, la mensajería instantánea o las redes sociales.
- El inicio de la reunión suele retrasarse .
- Existe una baja participación e interacción entre los miembros.
- A veces no se puede saber quién está en la reunión o quién está hablando en un momento determinado.
- La duración de las reuniones en línea puede ser excesiva, lo que afecta al nivel de concentración de los asistentes.
Para ello, es clave seguir estos 5 consejos para lograr una reunión en línea exitosa y que los asistentes puedan aprovechar su gran potencial:
1. Enviar recordatorios
Para evitar retrasos y asegurar que todos los participantes se conecten a tiempo, es recomendable enviar notificaciones con antelación para anunciar la reunión e informar del horario. También es buena idea enviar un recordatorio una hora antes de la reunión.
2. Comparte el contenido de la presentación con antelación.
No tiene mucho sentido que el asistente de una videollamada, un seminario web o una conferencia en línea dedique su tiempo a ver presentaciones largas, ya que esto impide que los participantes intervengan y aumenta el riesgo de perder el interés en el evento.
Es recomendable compartir la presentación con antelación para que los participantes puedan familiarizarse con el contenido y preparar preguntas. De esta forma, el intercambio de información será más fluido, los asistentes podrán intervenir para aclarar sus dudas y la reunión virtual será más breve y eficiente.
3. Mantener la atención de los asistentes
Para sacar el máximo provecho de una reunión virtual, esta debería convertirse en una experiencia innovadora e inmersiva.
El objetivo es evitar que el asistente se distraiga, y para ello es aconsejable contar con plataformas tecnológicas que ofrezcan alternativas innovadoras que aseguren la atención de los participantes durante toda la sesión.
4. Interacción en tiempo real
La tecnología virtual permite una interacción cercana entre los participantes de una reunión en línea. Esto se logra gracias a la tecnología VoIP y a las aplicaciones de video y chat, que posibilitan que los asistentes planteen sus dudas y las resuelvan en tiempo real.
Además, existen alternativas interesantes, como la que ofrece Virtway , que permiten usar avatares 3D interactivos que representan a cada participante del evento. Estos participantes, con su apariencia singular, pueden mantener conversaciones muy naturales en las videoconferencias en línea gracias al uso de voz sobre IP.
5. Las reuniones en línea requieren preparación
Para saber quién está en la reunión y qué asistente está hablando en cada momento, es fundamental planificar la reunión. Es de sentido común: si queremos que algo salga bien, debemos prestarle toda nuestra atención antes, durante y después de su realización.
En este sentido, conviene preparar una agenda —con un tiempo estrictamente definido, si fuera necesario— que compartiremos con antelación y en la que presentaremos detalladamente ciertos aspectos fundamentales, como las funciones de los asistentes, sus datos personales y la forma en que interactuarán entre sí. También puede incluir algunas normas básicas, como que cada interlocutor indique su nombre antes de intervenir.
Con una estrategia de planificación adecuada , las reuniones virtuales se convierten en la mejor manera de promover el trabajo en equipo y la colaboración entre personas, incluso si están separadas por grandes distancias.
Para sacar el máximo provecho de este tipo de eventos, ten en cuenta estos 5 aspectos y comprende que un evento puede —y debe— superar todo lo que conocíamos hasta ahora. No hay límites, salvo los que nosotros mismos nos imponemos.
