Organizar un evento en el metaverso abre nuevas posibilidades para la participación, el networking y la creación de valor a largo plazo. Si bien muchas empresas exploran inicialmente los eventos del metaverso como experiencias puntuales, la verdadera ventaja reside en las oportunidades posteriores al evento, como bibliotecas de contenido digital, actividades gamificadas e interacción continua con la comunidad.
En Virtway , llevamos desde 2010 a la vanguardia en la organización de eventos del metaverso. A lo largo de los años, hemos perfeccionado las mejores prácticas, superado los retos técnicos y optimizado las estrategias de participación para crear experiencias inmersivas impecables. Nos hemos encargado del trabajo duro para que tú no tengas que hacerlo. Esta guía, basada en nuestra experiencia, te ayudará a sacar el máximo partido a tu evento del metaverso.
Muchas organizaciones aún intentan comprender en qué se diferencian los eventos del metaverso de las reuniones en línea tradicionales y qué los hace valiosos. Estas son algunas de las preguntas más comunes que recibimos de nuestros clientes:
¿Cuál es una forma sencilla pero eficaz de mostrar el valor de un evento del metaverso a una audiencia en comparación con una llamada estándar por Zoom o Teams?
¿Cuál es el cronograma para organizar un evento virtual , desde la concepción de la idea hasta su ejecución?
¿Cómo podemos verificar la asistencia para garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normas ?
¿Cuál es la mejor manera de estructurar el evento para maximizar la participación ?
¿Cómo podemos lograr el respaldo del liderazgo para este nuevo tipo de experiencia?
Esta guía le explicará nuestro proceso probado y responderá a estas preguntas clave para que pueda planificar su evento con confianza.
Lo primero es lo primero: establecer un objetivo claro
Antes de adentrarnos en los aspectos técnicos, defina qué desea lograr . Ya sea un evento de networking, el lanzamiento de un producto, una sesión de capacitación o una conferencia del sector, tener un propósito claro dará forma a toda la experiencia.
Pregúntate:
¿Tus sesiones serán en directo, pregrabadas o una combinación de ambas?
¿Qué elementos interactivos harán que tu evento destaque?
¿Su público está familiarizado con las plataformas virtuales o necesitará asistencia para su incorporación?
¿Cómo puedes hacer que la experiencia sea más atractiva que una simple videollamada?
Cronograma y preparación
Eventos de tamaño mediano a grande: Dedique al menos 30 días desde la firma del contrato para garantizar la correcta personalización, configuración y pruebas. Este plazo permite una completa integración de la marca, ajustes técnicos y capacitación de usuarios.
Eventos más pequeños: Una semana o menos puede ser suficiente, dependiendo de las necesidades de personalización y la complejidad del evento.
Componentes adicionales para un
evento en el metaverso
1. Define la agenda de tu evento
- La agenda de tu evento virtual no debe ser una copia exacta de un evento presencial ; debe estar optimizada para la interacción virtual . Buscas participantes, no solo espectadores. Si bien las ponencias magistrales y los paneles de discusión son excelentes para las transmisiones en vivo, también debes ofrecer salas de reuniones interactivas, espacios para establecer contactos y elementos de gamificación para mantener a los asistentes participando activamente.
Asegúrate de programar reuniones semanales de coordinación con tu equipo y los expertos en experiencias inmersivas para perfeccionar la agenda y garantizar una experiencia de usuario fluida.
2. Selección de escenas
- El entorno virtual juega un papel fundamental en la experiencia de los asistentes. Elija un espacio que se ajuste a los objetivos de su evento y al tamaño de la audiencia. Ya sea un auditorio para una gran conferencia, una sala de exposiciones para mostrar stands o un salón de networking más íntimo, su espacio debe favorecer la interacción y la inmersión.
3. Marca e identidad visual
4. Asistentes de IA
5. Activadores de la guía de audio
- Automatice las audioguías según el movimiento de los asistentes o sus interacciones específicas. Estas audioguías pueden proporcionar instrucciones en tiempo real, información contextual o los momentos más destacados del evento para mejorar la experiencia del usuario. También puede incluir elementos tan sencillos como música o ruido de fondo.
6. Transiciones de escena y portales
- Si su evento abarca varias áreas, la ubicación estratégica de los portales permite transiciones fluidas entre los diferentes espacios, garantizando que los asistentes no se pierdan ni experimenten fricciones innecesarias.
7. Montaje y personalización del stand
8. Reuniones semanales para la alineación
- Durante todo el proceso de planificación, las reuniones semanales con Virtway ayudan a perfeccionar cada detalle, desde la personalización del espacio hasta los ajustes de la agenda. Estas reuniones de seguimiento garantizan que el evento se ajuste a su visión y expectativas.
9. Opciones de verificación de asistentes
- Para las organizaciones que requieren una verificación segura de los asistentes, ofrecemos múltiples soluciones de inicio de sesión:
- Integración con páginas de registro específicas de la empresa
- Verificación mediante documentos de identidad oficiales
- Integración de API con bases de datos de terceros (por ejemplo, consejos médicos o industriales).
10. Formación e incorporación
- El éxito de un evento inmersivo depende de la comprensión que tengan los asistentes de la plataforma. Ofrecemos formación personalizada para:
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- Público general: Directrices básicas de navegación e interacción.
- Ponentes y panelistas: Formación práctica sobre herramientas de presentación y funciones de interacción con el público.
- Propietarios de stands: Instrucciones sobre cómo gestionar sus stands, manejar las interacciones y aprovechar el análisis de datos.
- Anfitriones y moderadores de eventos: Descripción general de los controles de la plataforma, la gestión de sesiones y los procedimientos de resolución de problemas.
10. Lanzamiento del evento y soporte en directo
- Una vez que su evento esté en marcha, el equipo de Virtway permanecerá disponible para brindar asistencia en tiempo real, garantizar una ejecución sin problemas y solucionar cualquier problema técnico.
11. Comentarios y análisis posteriores al evento
- Tras el evento, recopile las opiniones de los asistentes y analice los datos. Esto incluye los niveles de participación, el comportamiento de los asistentes y la satisfacción general. Utilice esta información para mejorar futuros eventos.
Maximizar el valor posterior al evento
El metaverso no se trata solo de un evento aislado, sino de construir una relación a largo plazo . Considera estas estrategias para la creación continua de valor:
- Bibliotecas de contenido digital
Almacenar las grabaciones del evento, las ponencias principales y los materiales de presentación en una biblioteca digital accesible para los asistentes después del evento. Esto amplía el alcance del evento y permite el aprendizaje continuo.
- Gamificación posterior al evento
Anime a los asistentes a mantenerse involucrados con retos interactivos, cuestionarios o salas de escape virtuales que fomenten un aprendizaje y una retención más profundos. La gamificación impulsa la participación y amplía las interacciones del evento.
- Redes comunitarias y seguimiento
Facilite la creación de redes tras el evento manteniendo espacios virtuales abiertos para debates, sesiones de trabajo o reuniones de seguimiento. Organizar eventos de networking periódicos en el mismo entorno ayuda a mantener el interés a lo largo del tiempo.
- Utilización de datos y análisis
Analiza el comportamiento, el nivel de participación y las opiniones de los asistentes para mejorar futuros eventos. Métricas como la asistencia a las sesiones, las interacciones en los stands y el uso de asistentes de IA ofrecen información valiosa sobre el rendimiento del evento.
- Presencia de marca continua
Tu espacio en el metaverso puede servir como centro permanente para capacitaciones, presentaciones de productos o reuniones corporativas. Esto garantiza un retorno de la inversión continuo mucho después del evento inicial.
Ejemplos de eventos exitosos
Numerosas empresas líderes ya han aprovechado la plataforma de Virtway para eventos de alto impacto.
Ayuntamiento del Metaverso de Beiersdorf: Un momento histórico para las compras globales
Un hito importante para la comunidad global de compras de Beiersdorf se alcanzó con el exitoso lanzamiento del Foro Metaverse . Más que un simple avance tecnológico, este evento redefinió la forma en que los equipos se conectan, colaboran e innovan a escala global.
Más de 300 colegas de todo el mundo participaron en este encuentro inmersivo, cada uno representado por avatares diseñados exclusivamente para este fin. El formato interactivo y el dinámico espacio virtual generaron un nivel de participación , propiciando nuevas conversaciones y fortaleciendo los lazos de equipo de una manera que trasciende las reuniones digitales tradicionales.
Esta reunión virtual no fue solo eso, sino una exploración del futuro del trabajo . Al adentrarse en el Metaverso, Beiersdorf demostró su compromiso con la digitalización y la innovación , ampliando los límites de la colaboración entre los equipos de compras. La experiencia reafirmó que la tecnología puede abrir nuevas dimensiones al trabajo en equipo, permitiendo a las organizaciones replantearse y mejorar su forma de operar a escala global.
Este evento fue una prueba de lo que es posible cuando la creatividad se une a la tecnología , estableciendo un nuevo referente para futuras colaboraciones.
Este evento no se trató solo de adoptar nuevas tecnologías, sino de redefinir cómo CONECTAMOS, COLABORAMOS e INNOVAMOS como un equipo verdaderamente global. Al reunir a cerca de 300 colegas de todo el mundo con avatares personalizados, demostramos lo que es posible cuando la creatividad se une a la tecnología. 🚀 🚀 🚀
Estas son algunas de las principales conclusiones de esta experiencia inolvidable:
Participación: El formato interactivo y el entorno inmersivo generaron una participación y un entusiasmo increíbles entre todos los asistentes.
Creatividad: Los avatares personalizados y los espacios virtuales dinámicos no solo mostraron la expresión individual, sino que también inspiraron conversaciones e ideas que trascendieron las barreras físicas.
Inclusión: Al reunirnos en un espacio digital compartido, creamos una plataforma que niveló el terreno de juego para todos los participantes, asegurando que todas las voces fueran escuchadas, independientemente de su ubicación geográfica.
Innovación y Visión: Esta reunión no fue solo un encuentro; se trató de explorar nuevas formas de colaboración, demostrando que las herramientas virtuales pueden abrir nuevas dimensiones al trabajo en equipo.
Este evento fue realmente extraordinario y reafirmó nuestro compromiso con la digitalización y la mejora continua junto a nuestra Directora de Producto, Christine Berg.
Un sincero agradecimiento al excepcional equipo que, junto conmigo, hizo realidad esta visión. ¡Su dedicación y pasión marcaron un nuevo estándar de excelencia! 🙌
De cara al futuro, me inspiran las posibilidades que esta experiencia ha abierto para nuestra comunidad global. Brindemos por seguir superando límites y adoptando la innovación para construir un futuro más conectado y colaborativo. 🚀
Jamás pensé que pronunciaría estas palabras en un contexto profesional, pero ahí estaba, concluyendo mi reunión matutina de Teams con esa misma frase.
¿Por qué? Porque tan solo una hora después, todo el departamento de Compras de Beiersdorf estaba a punto de sumergirse en algo extraordinario: ¡nuestra primera asamblea general del Metaverso!
Imagínense: más de 300 compañeros de todo el mundo conectados en el Metaverso para interactuar, debatir y explorar juntos en un entorno totalmente virtual e inmersivo, ¡con avatares personalizados y todo! 🤖
Mi lado gamer estaba encantado; parecía sacado directamente de un manual de MMORPG. Pero mi lado profesional se sintió aún más inspirado. Este audaz evento demostró el compromiso de nuestro equipo de Liderazgo de Adquisiciones con la innovación, la innovación y la reflexión sobre cómo podemos lograrlo.
Esto es lo que más me llamó la atención de la sesión:
1. ¡Todos estaban completamente inmersos en el momento! Se sintió dinámica, fresca y personal a pesar de ser 100% virtual.
2. ¡Todos dieron rienda suelta a su creatividad con sus avatares! Fue especialmente divertido ver cómo los compañeros diseñaban sus perfiles profesionales en línea para la reunión general.
3. Esto no fue solo un experimento interesante. También refleja una mentalidad innovadora que me entusiasma aún más de cara al futuro del trabajo en el área de compras.
Esta reunión general fue realmente memorable. ¡Y mis felicitaciones al increíble equipo organizador que hizo posible esta experiencia! 🙌
¡Brindemos por más innovación, más ideas audaces y, sí, también por decir cosas como: "¡Viva el movimiento!"
. Hoy, nuestro encuentro de Adquisiciones se realizó en el Metaverso. Nos encontramos en una intersección única entre tecnología y oportunidad, explorando nuestras Iniciativas de la Brújula de Adquisiciones e interactuando con nuestros colegas en una experiencia que va más allá de las reuniones tradicionales.
Gracias a Christine Berg por permitirnos participar en un mundo virtual totalmente inmersivo que reúne a colegas de Adquisiciones de todo el mundo.
Felicitaciones al equipo organizador.
Evento del Metaverso de Givaudan: Una celebración de la innovación y la creatividad
El equipo de Marketing Global de Givaudan organizó recientemente un inspirador e inmersivo evento Metaverse de dos días, que reunió a profesionales del marketing de todo el mundo en un entorno virtual dinámico. Esta experiencia única demostró el poder del engagement digital, reforzando el potencial de la tecnología inmersiva para fomentar la colaboración, la creatividad y la conexión.
El evento brindó a los participantes la oportunidad de explorar nuevas tendencias de marketing, interactuar con ponentes expertos y colaborar en estrategias innovadoras . La naturaleza interactiva de la plataforma Metaverse permitió debates en tiempo real, establecer contactos e intercambiar ideas audaces, todo ello en un espacio visualmente atractivo y gamificado.
El evento no solo se centró en el aprendizaje, sino también en celebrar la creatividad y fortalecer los lazos comunitarios . Desde batallas de bolas de nieve virtuales hasta momentos llenos de confeti, la experiencia reflejó el compromiso de Givaudan de lograr que las interacciones digitales sean atractivas y significativas.
Al aprovechar las plataformas digitales avanzadas, el evento se alineó con la misión de Givaudan de superar los límites, adoptar nuevas tecnologías y crear experiencias inolvidables para sus equipos y socios.
A medida que la innovación digital continúa evolucionando, Givaudan se mantiene a la vanguardia, adoptando nuevas formas de conectar, crear e inspirar.
Como en años anteriores, cerramos el 2024 con HiveFest, un festival virtual para inspirar, aprender, celebrar e innovar, ¡y un enorme GRACIAS a todos los que lo hicieron posible: Sara Diaz, Virtway y cada uno de los Hiver! ¡En serio, la energía aún perdura! Un poderoso recordatorio de lo que es posible cuando las ideas, la creatividad y la pasión se unen.
Pero el 2025 ya nos llama. Nos llama a tener ideas más ambiciosas, una creatividad más audaz y conexiones más profundas. Nos pide que estemos presentes: para los clientes con los que nos asociamos, las campañas que creamos y la humanidad que reside en el corazón de lo que hacemos. Hagamos del 2025 el año en que superemos nuestras expectativas y hagamos aún más de lo que amamos. Creemos momentos inolvidables que dejen huella, atrevámonos a innovar sin miedo e impulsemos nuestro trabajo con la pasión que impulsa el cambio.
A mis colegas del marketing, innovadores y soñadores: El futuro está en nuestras manos. Hagámoslo extraordinario.
Con un elenco de ponentes inspiradores, profundizamos en las últimas tendencias, estrategias y perspectivas que están dando forma a nuestra industria. 🎇 Las conversaciones no solo fueron enriquecedoras, sino que también generaron nuevas ideas y colaboraciones entre colegas de diferentes rincones del mundo.
Lo que realmente destacó fue el orgullo que todos sentimos al formar parte de esta experiencia única. 💕 Fue una oportunidad fantástica para trabajar junto a tantas personas talentosas, compartir nuestros conocimientos y crear recuerdos inolvidables juntos. Además, ¡nos divertimos mucho lanzándonos bolas de nieve virtuales! ❄❄
Un agradecimiento especial a Thomas Ullram por brindarme esta oportunidad y por impulsar una comunidad de profesionales del marketing tan sólida y poderosa. ¡Tu visión y liderazgo lo han hecho posible! 👏👏
También me gustaría expresar mi sincero agradecimiento a Virtway | Gracias a Enterprise Metaverse por su apoyo, profesionalismo y espíritu de equipo.
Gracias a todos los profesionales del marketing que participaron y contribuyeron a esta experiencia memorable. ¡Brindemos por más oportunidades para conectar, aprender y crecer juntos en el futuro! ✨Amamos las ideas, amamos la creatividad, amamos la vida ✨
Si bien el uso de entornos metaversos no es nada nuevo, este evento destacó su potencial como una fantástica alternativa a las reuniones de video clásicas como Zoom, Teams o Webex. No es lo mismo que reunirse en persona, pero demostró cómo podemos llevar las reuniones digitales al siguiente nivel. 🚀
Algo que realmente me llamó la atención fue el uso de la gamificación a lo largo del evento. 🎮 Se está volviendo cada vez más importante para mantener a la gente involucrada. Esta fue mi primera experiencia con la gamificación, y añadió un elemento divertido e interactivo a nuestras conversaciones. Me encantó ver a mi "yo" virtual lanzando confeti 🎉 y bolas de nieve ❄️ en el escenario, ¡e incluso participando en un flashmob virtual! 💃
Conectar con colegas de todo el mundo en un espacio tan innovador fomentó la creatividad y el trabajo en equipo. 🤝 ¡Incluso tuve la oportunidad de tomarme una foto virtual de equipo con mi jefe, Jan Eckhardt! 🙏 ¡
Me entusiasma el futuro de la colaboración virtual y cómo puede mejorar nuestra cultura laboral! 🌟 ¡Un agradecimiento especial a Thomas Ullram y su equipo por organizar una experiencia tan extraordinaria!
