Acompáñanos en una entrevista informal con nuestros socios y principales clientes, donde hablaremos sobre experiencias, perspectivas y desafíos a los que se enfrentan en eventos virtuales.
Kopernico: Expertos en eventos corporativos y actividades de formación de equipos
Kopérnico y Virtway comenzaron a colaborar a principios de 2020. Si bien inicialmente se centraban en eventos y actividades presenciales, Kopérnico se adaptó rápidamente y creó eventos virtuales. Con un equipo sumamente creativo, han creado desde cero algunas de nuestras actividades virtuales más populares, como Virtual Cluedo y otras salas de escape.
¿Por qué habéis optado por eventos en 3D con avatares en lugar de eventos web en directo? ¿Qué valor añadido ha aportado este formato?
Una feria de empleo virtual organizada por Kopernico que originalmente iba a celebrarse de forma presencial en España.
Lo que más nos gusta de Virtway es que puedes tener una experiencia similar a la de un evento presencial . Puedes llegar a un vestíbulo de bienvenida donde te reúnes con tus compañeros y tienes conversaciones informales y en grupo, acceder a un auditorio donde cientos de personas pueden asistir a una conferencia, dividirte en equipos en las diferentes salas de trabajo y terminar la noche disfrutando de una actividad de integración con tus compañeros.
Una videollamada con decenas o cientos de personas no ofrece la misma sensación de conexión: no hay interacción entre los participantes. Sin embargo, en Virtway, existe el concepto de distancia , lo que permite mantener una conversación con las personas que están al lado, mientras que otras conversaciones surgen simultáneamente en la misma pantalla sin interrumpir la tuya. Este es un concepto muy potente para establecer contactos o para organizar conferencias donde cientos de expositores pueden instalar sus stands y millones de participantes pueden asistir. En cada evento, aprendemos y analizamos cómo perfeccionar estas interacciones para fomentar la participación y observar cómo los asistentes se reencuentran en Virtway, moviéndose en grupos de amigos, conversando y comentando lo que ven, tal como lo harían en un evento presencial.
Y todo esto se puede lograr sin excluir la transmisión de vídeo en directo o las videoconferencias en grupos reducidos, ya que, si se desea, los profesores pueden hablar mientras su imagen se proyecta en una de las pantallas disponibles en la sala.
Si bien nuestra tecnología ya es un elemento atractivo, ¿cómo se diferencian ustedes en el mercado?
Como en congresos y eventos presenciales, siempre hemos considerado nuestra principal fortaleza la capacidad de adaptarnos a las necesidades de cada cliente y cumplir sus objetivos individuales. En Kopérnico, somos auténticos productores; nos involucramos directamente. Si solicita un evento a Kopérnico, tenga la seguridad de que nuestro equipo lo organizará personalmente, lo que nos permite generar continuamente nuevas ideas junto a nuestros clientes, construyendo literalmente en 3D a partir de la experiencia adquirida trabajando con algunas de las empresas más grandes e innovadoras del mundo. Nos esforzamos por conocer a nuestros clientes y adaptarnos a sus necesidades.
En Virtway, hemos creado diversas actividades de integración de equipos , como Cluedo, concursos inspirados en programas de televisión y salas de escape personalizadas. Virtway es muy versátil ; con ideas y dedicación, puedes crear cualquier cosa. Periódicamente, incorporamos nuevas actividades y soluciones.
¿Cuáles de sus servicios son los que más disfrutan sus clientes?
Nuestros clientes siempre se sorprenden gratamente con las conferencias virtuales . Antes de asistir a una, no pueden imaginar lo reales que se sienten estos eventos en Virtway . Son todo un éxito. Entre las actividades, las más solicitadas son las de trabajo en equipo y los juegos de rol , que también son las que más hemos disfrutado desarrollando. Escuchar a la gente reír con sus compañeros mientras se divierten es realmente motivador, sobre todo en una situación como la que estamos viviendo.
¿Cómo reaccionan los asistentes de eventos? ¿Les resulta difícil adaptarse a la tecnología?
Nos aseguramos de que la gente vea lo fácil que es usarlo mediante sesiones de incorporación para disipar dudas y facilitar el aprendizaje. Una vez que ven a sus compañeros usar el software y disfrutar haciéndolo, la adaptación es rápida.
Depende del perfil de la empresa. Por ejemplo, los empleados de empresas tecnológicas se sienten cómodos usando la plataforma desde el principio, al igual que las generaciones más jóvenes. Si los clientes provienen de un entorno no tecnológico o la edad promedio es mayor, esperan que sea difícil de usar, pero esta sensación desaparece al instante. Cualquiera puede moverse y hablar dentro de Virtway, sin necesidad de conocimientos previos. Desde el momento en que las personas aparecen en la plataforma y comienzan a interactuar con sus colegas, todas las inseguridades desaparecen y disfrutan del evento de inmediato. Y, si alguien tiene alguna dificultad, nuestro equipo está siempre disponible para brindar apoyo integral a los participantes .
¿Qué opinas de este tipo de eventos después de la pandemia?
Ya estamos trabajando con Virtway en eventos que combinan mundos virtuales con eventos virtuales presenciales.
Como todos, estamos deseando reencontrarnos con nuestros amigos y abrazarnos. Tras la pandemia, volverán los eventos presenciales y retomaremos nuestra vida normal, y seguiremos utilizando todas las nuevas herramientas que aprendimos a implementar en 2020. Hemos comprobado que una reunión de media hora con un cliente o un compañero de otra sede puede realizarse virtualmente, y la experiencia es muy similar a estar sentados en su escritorio, pero sin perder tiempo en desplazamientos y con la posibilidad de reprogramar una reunión 15 minutos antes sin que afecte a nadie.
Apostamos por los eventos híbridos. Puede organizar una conferencia en Madrid con 100 expositores, en la que espera 5.000 asistentes, y, al mismo tiempo, llegar a otros 10.000 clientes de todo el mundo que, de otro modo, no habrían asistido a su evento. De esta forma, podemos triplicar el número de clientes potenciales y las posibilidades de éxito de sus expositores, superando con creces lo que podría atraer una sola ciudad. Conocemos empresas con cientos de comerciales repartidos por toda España que, debido a costes y operatividad, celebraban reuniones de ventas a las que solo unos pocos podían asistir, pero que ahora pueden y formaciones híbridas en las que participa toda su red de ventas .
